账户体系

支付清结算-4

Posted by shamphone on June 13, 2017
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在设计支付系统前,首先需要完成账户体系的梳理。 账户是用来记录会计科目所反映的业务内容的工具,它根据会计科目来开设的。因而在设计账户体系时,首先需要完成会计科目的设置,之后按照会计科目来设置账户。

一、会计科目

上文所述, 会计科目是会计对象具体内容内容分类的标志。 会计科目分类,一般按照公司的规模和业务复杂度,划分为3~5级,甚至更多。

大类别
即按照经济要素,根据我国企业会计制度要求(最新版本为2016年会计科目表),划分为资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类和共同类六大会计科目。

总账科目
即按照会计科目的性质,对大类别进行细分,产生二级分类。比如资产类科目,会细分为库存现金、银行存款、应收账款、预付账款、贷款等科目。 总账科目是最关键的分类,它是设置账簿、记账、编制会计报表的基础。 也称为一级科目。

明细科目
根据公司情况对总账科目进行再分类,比如银行存款,进一步细分为人民币存款、日元存款、新台币存款等。 如有需要,还可以进一步细分科目。最低级别的科目,称为明细科目,为设置明细账目和进行详细分析提供依据。

按照会计周期内期末是否有余额,也分为实账户和虚账户。

二、科目设计

2.1 资产类账户

用来反映资产增加、减少以及增减变动结果的账户。和支付系统相关的主要资产类账户有: 银行存款、应收账款、预付账款、库存商品、发出商品等。 资产增加登记在借方,减少登记在贷方,期末有余额的话,一般出现在借方。 在一个会计期间,所有借方金额的累加为“借方本期发生额”,所有贷方金额的累加为“贷方本期发生额”。

资产账户的余额=借方期初余额+借方本期发生额-贷方本期发生额。

为了跟踪在每个银行的存款变更情况, 需要对公司在各个银行开通的收款账户设置对应的银行存款账户、应收账款账户。在小明购买会员卡的案例中,资产类账户包括:

科目 一级科目 二级科目
资产类 100 银行活期存款 001 工商银行
  101 银行定期存款 002 农业银行
  102 在途调拨款项 003 中国银行
  110 应收账款 004 建设银行
  120 预付账款 005 交通银行
  1. 银行活期存款,这是一个总账账户,记录电商公司在各个银行的总活期存款。
  2. 应收账款,这是一个总账账户,记录在银行的应收账款,这是虚账户,期末无余额。
  3. 银行活期存款-工行,这是一个明细账户,对应在工行的对公账户的存款变化;
  4. 应收账款-工行,这是一个明细账户,记录在工行的收款情况,这是虚账户,期末无余额。

2.2 负债类账户

负债类账户也是实账户,记账规则跟资产类相反,负债增加记为贷,负债减少记为借,期末如有余额,一般在贷方,表明期末有债务实有额,负债类账户的余额计算:

贷方期末余额=贷方期初余额+贷方本期发生额-借方本期发生额。

从支付系统的角度, 电商公司的自有账户,包括针对个人的账户和针对商户的账户,一般放在负债类账户下,此外,应付账款、预收账款、应交税费等,也是负债类账户。

科目 一级科目 二级科目
负债类 201 个人余额账户 201001 个人余额账户
  202 企业余额账户 202001 企业余额存款
  203 交易担保金  
  204 代收业务资金  
  220 其他应付款项  

2.3 所有者权益类账户

所有者权益类账户用来反映所有者权益增加、减少和变动结果的账户, 记账规则跟负债类账户一致:所有者权益增加记为贷,减少记为借。和支付系统有关的所权账户包括 本年利润、利润分配等账户。 企业取得的收入最终会使得所有者权益增加,因此收入类账户的记账方法跟所有者权益一致:增加记为贷,减少或者转销记为借,通常该账户期末无余额(因为期末收入都会转为所有者权益,如未分配利润等),属于虚账户。

2.4 损益类账户

损益类账户分为收入类和费用类账户。

收入类账户指各种收入、补贴、投资收益,如主营业务收入、其他业务收入和营业外收入等,增加记为贷,减少记为借。

企业在日常经营活动中会发生各种各样的耗费,这些耗费在会计学上称为成本费用,它们是收入的抵减项目,在抵销收入之前,可以视为一种资产,因此成本费用类账户的记账规则跟资产类一样:增加记为借,减少或者转销记为贷。费用类账户包括:主营业务成本、其他业务成本、营销费用等。

按照企业会计制度的规定,损益类账户的科目余额,应该结转入利润分配科目,期末余额为零,为虚账户。

在本案例中,损益类账户包括:

  1. 主营业务收入,这是总分类账户。
  2. 主营业务收入-会员卡,针对会员卡业务的收入。
  3. 营销费用,这是总分类账户。
  4. 营销费用-优惠券,用来跟踪优惠券相关的支出。
  5. 渠道费用,这是总分类账户。
  6. 渠道费用-工行: 用来跟踪在工行的渠道费用支出。

2.5 成本类账户

有成本核算的企业需要设立的账户,包括生产成本、劳务成本等,本文暂不涉及。

2.6 共同类账户

对于有支付牌照、可以执行清结算的支付平台上,共同类账户用于管理待清算的充值款项。

科目 一级科目 二级科目
共同类 401 待清算充值款  
  402 待清算收款  
  403 待清算支付款  
  404 待清算提现款  
  405 待清算代付款  

三、账户体系

一般支付系统为了简化处理,一开始仅设置资产类、负债类和共同类账户。 随着公司的发展,可以逐步增加其他的科目设置。

账户体系 账户体系

四、账户结构

如前述文章介绍,我们采用复式借贷记账法。对于分户账,或者说明细账,如下示例:

账户结构

在这个实例中, 账户中账务相关的结构包括:

  • 账户名称:如上述的“应收账款-工行收款”
  • 会计分录: 除了登记借方金额、贷方金额,还需更新账户余额
  • 期末借方余额、期末贷方余额、期末余额:按期定时计算。在日切时,计算日发生额和余额。在按月、季度和年作为会计周期时也采用类似的方法处理。 除了日切是必须的,其它时间段的处理是根据财务需要来实现。

在实现上,账户的各个属性更新时间并不一致,所以在设计账户表的时候,可以按照更新时机来划分表。

参考 账户设计 一文, 总的来说,账户的结构如下图所示,包括基本信息、关联实体、权限控制、余额和账务相关信息。

账户结构

在存储上,账务相关信息一般是和账户其他信息相互独立处理,处理账务相关信息的子系统被称为账务子系统或者记账子系统。


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